Poste ouvert aux titulaires de la fonction publique et aux contractuels

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le-la secrétaire de la DDGS fait partie du Décanat, nom donné à l’équipe de direction de la faculté des sciences d’Orsay.

Elle est placée directement sous l’autorité hiérarchique de la DDGS, qui porte la responsabilité de l’administration de la faculté.

La faculté des sciences accueille près de 10.000 étudiants dans des disciplines aussi variées que les mathématiques, la physique, la chimie, la biologie, les sciences de la terre ainsi que l’étude des sciences et techniques.

40 laboratoires de recherche relèvent de son périmètre, principalement en cotutelle avec les organismes nationaux de recherche (CNRS, INRIA, INRAE, INSERM…).

Missions principales de l’agent :

• Assurer le secrétariat de la DDGS et d’un vice doyen (agenda, courrier, accueil des visiteurs…)
• Effectuer des compte rendu de CEO (commission des enseignants – 5 séances/an)
• Travailler en binôme avec la secrétaire du Doyen
• Assurer l’accueil physique et téléphonique, et l’orientation des interlocuteurs internes et externes du décanat
• Gérer le budget du décanat en lien avec le service financier de la faculté
• Organiser les réunions mensuelles des chefs de service, y participer et en rédiger le compte-rendu
• Organiser les entretiens professionnels menés par la DDGS (une quinzaine par an) : préparer les documents, organiser le planning, collecter les documents signés…
• Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés (édition annuelle du guide des personnels, gestion de certaines listes de diffusion…)
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports….), les reproduire et les diffuser
• Organiser la logistique relative aux réunions, séminaires, colloques organisés par le décanat
• Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels