ORSAY - offre d'emploi

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l’insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l’Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques – grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations…

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

  • De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
  • Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
  • Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
  • Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Mission

Au sein de l’université Paris Saclay, l’IUT d’Orsay représente un pôle de formation de référence dans les secteurs de la chimie, de l’informatique et des mesures physiques. Doté de plateformes technologiques de pointe, il accueille 1 200 étudiants répartis en formation initiale, en formation par apprentissage et en formation continue. Depuis 50 ans, l’IUT d’Orsay entretient des relations privilégiées avec les entreprises autour des stages et des formations en alternance.

L’IUT est organisé en 3 départements (chimie, informatique et mesures physiques) qui assurent eux-mêmes le suivi pédagogique de leurs formations, en lien avec le service des formations (scolarité), qui est mutualisé au niveau de l’IUT.

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le Service des Formations et des Relations Entreprises regroupe des activités administratives distinctes mais néanmoins complémentaires : Scolarité, Formation continue-Apprentissage-VAE-Relations entreprises Communication sur l’offre de formation.

Afin que le pôle « formations et relations entreprises » soit en mesure de remplir ses missions et ses objectifs, les agents ont des activités définies mais non figées et sont sensibilisés à la mobilité afin de permettre une continuité de service.

Le service travaille en étroite collaboration avec les 3 départements et la direction de l’IUT, ainsi que les services centraux de l’université.

Par ailleurs, l’évolution des procédures et des méthodes de travail implique une dématérialisation et une collaboration croissante via les applications dédiées. Tous les membres du service sont invités à s’emparer progressivement de ces outils numériques.

Les objectifs sont de deux ordres :

  • Maintenir la qualité du service auprès des étudiants
  • Accompagner l’offre de formations

Sous l’autorité du responsable de service, et en lien avec les enseignants chargés de missions de l’IUT, le/la gestionnaire vie étudiante est chargé·e de tâches administratives d’application en lien avec les différents services de l’Université.

Missions principales actuelles de l’agent·e :

Handicap

  • Correspondante administrative en lien avec les référents handicap de l’IUT, l’infirmière, la mission handicap des services centraux et le service central RH de l’Université.
  • Centraliser les données de l’IUT concernant les fiches aménagements des étudiants (saisie, vérification)
  • Préparer et instruire les éléments nécessaires à l’établissement des contrats des preneurs de notes.
  • Suivi et relance auprès des étudiants et du service RH de l’université.

Relations internationales

  • Correspondante administrative en lien avec les référents de l’IUT et la Direction des Relations Internationales et Européennes de l’Université.
  • Participer aux évènements de l’Université et de l’IUT : concours photo, Welcome Day …
  • Accueillir, inscrire administrativement et diffuser l’information auprès des étudiants internationaux, accompagner aux démarches (Gate) : mobilité entrante.
  • Gérer les dossiers de mobilité sortante sur plateforme Moveon.

Correspondant des questions scolarité pour le département informatique

  • Les inscriptions (IA, cartes étudiants, Izly, démissions, transferts, remboursements, vérifications des bourses, fiabilisations).
  • Les Jurys (convocations, PV, vérifications, archivages).
  • Les diplômes (préparation des commandes, vérifications, distribution-envois, recherches années antérieures, rééditions, archivage).

Profil

Connaissance, savoir :

  • Connaissance générale de l’environnement enseignement supérieur et recherche et de l’organisation générale et le fonctionnement de l’établissement et de ses composantes
  • Techniques d’accueil téléphonique et physique
  • Utilisation des logiciels de la composante : emplois du temps sur VT, Apogée, Dokeos, Moodle – formations possibles

Savoir-faire :

  • Savoir utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones, ..)
  • Utiliser les outils bureautiques (Word et Excel)
  • Savoir s’exprimer correctement oralement ou par écrit
  • Savoir appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures
  • Trier, hiérarchiser et classer les informations
  • Analyser et gérer les demandes et les priorités
  • Savoir gérer les situations d’urgence, comprendre le besoin et savoir y répondre
  • Savoir s’organiser, anticiper, respecter les délais
  • Savoir rendre compte
  • Gérer la confidentialité des informations et des données

Savoir-être :

  • Sens de l’organisation
  • Esprit d’équipe
  • Diplomatie
  • Patience
  • Discrétion
  • Sens de l’accueil
  • Sens de l’initiative
  • Adaptabilité
  • Écoute

Candidater

Publiée le 9 juillet 2024

Titulaire de la fonction publique ou contractuel(le) CDD/CDI

Université Paris-Saclay - IUT d'Orsay

BAP J : Gestion et Pilotage

TECH SAENES BIBAS