Mission du service / positionnement hiérarchique :

Directement rattaché.e à la déléguée de la directrice générale des services (DDGS) de l’établissement, le ou la responsable du service des formations évolue dans une structure pédagogique regroupant 40 personnels administratifs et techniques, 90 enseignants, 200 vacataires au service de 1600 étudiants. L’IUT est une des 15 composantes de l’Université Paris Saclay. L’offre de formation de l’IUT est répartie en 2 spécialités de BUT (TC et GEA) et une licence professionnelle « vente et management en optique et lunetterie ». L’IUT propose de la formation initiale, de la formation continue et par apprentissage. 

Le ou la responsable du service des formations assure l’organisation et l’encadrement du service des formations. Il ou elle doit travailler en étroite collaboration avec la Direction ainsi qu’avec les cheffes de département, les différents responsables pédagogiques, les enseignants, les entreprises et les organismes partenaires de l’IUT. 

Missions principales de l’agent :

• Missions de pilotage :
• Définition et déclinaison opérationnelles du projet de service, organisation de l’activité du service et établissement des procédures.
• Encadrement direct des secrétaires de formation (8 agents) et de la secrétaire Relations entreprises.
• Reporting des activités du service au moyen de tableaux de bord que la responsable doit concevoir et faire évoluer
• Sur la base d’une vision fine des parcours et des formations gérées par le service, apport de ressources et expertise, dans le domaine des formations, aux équipes administratives et enseignants de la structure, ainsi que de propositions d’amélioration
• Force de proposition et de conseil auprès de sa hiérarchie et des enseignants responsables
• Participation aux réunions des réseaux internes et externes de l’université dans son domaine métier et en assurer un retour auprès de ses agents
• Participer à l’organisation des événements de l’IUT (remise des diplômes, Forum Entreprises, Salons professionnels, événement promouvant l’Université …) en partenariat avec les différents services de l’Université Paris-Saclay

• Missions opérationnelles :
• Contrôle et vérification des jurys de recrutement des étudiants en lien avec les enseignants
• Prise en charge des cas particuliers ou des situations difficiles des étudiants
• Veille administrative et juridique sur son domaine et diffusion auprès de ses agents
• Préparation des audits qualité
• Soutenir et participer au développement des relations avec les entreprises, les salariés, les OPCO et les CFA
• Participer à la réalisation d’outils de communication à destination des entreprises et des étudiants
• Mise à jour du site internet des formations concernées en lien avec le service communication
• Réponse aux enquêtes spécifiques

En lien avec la responsable de la scolarité : 

• Organisation et gestion du processus des inscriptions administratives et pédagogiques (étudiants en formation initiale, apprentis et stagiaires de formation continue) 
• Organisation et préparation des jurys d’admission et de délibération 
• Délivrance des attestations de réussite et des diplômes