ORSAY - offre d'emploi

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l’insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l’Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques – grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations…

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

  • De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
  • Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
  • Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
  • Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Mission

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Au sein d’une école d’ingénieurs reconnue d’utilité publique, le service de scolarité a la charge de l’organisation de l’enseignement (formation initiale et continue), ainsi que la gestion et le suivi administratifs et pédagogiques de la scolarité des élèves ingénieurs, mais aussi des étudiants·es en master de l’institut d’Optique. II est composé de 8 personnes travaillant dans un contexte d’implémentation et de déploiement progressif d’un nouveau système d’information. L’agent·e est placé·e sous la supervision d’un responsable administratif et travaille en étroite collaboration avec un responsable pédagogique enseignant. L’activité est organisée sous forme de guichet unique. L’agent·e est l’interlocuteur·trice administratif·ve unique des étudiants·es et des enseignants·es de la première année du cursus ingénieur.

Missions principales de l’agent·e :  

  • Accueillir et informer les étudiants·es et les enseignants·es dans le domaine de la scolarité ;
  • Assurer les inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants·es et gérer leur dossier (pièces justificatives, frais de scolarité, suivi et validation des bourses…) ;
  • Saisir et mettre à jour les données dans le système d’information « SynapseS », en vérifier l’exactitude et la cohérence ;
  • Saisir, diffuser et mettre en œuvre l’emploi du temps (activités pédagogiques, intervenants, salles) ;
  • Contrôler les absences des étudiants ;
  • Gérer la réservation des salles d’enseignement. Vérifier la présence des intervenants ;
  • Organiser les examens (1es différentes sessions et rattrapages) et gérer les résultats (saisie et publication des notes). Préparer les jurys (tableaux des résultats…) et mettre en œuvre leurs décisions ;
  • Gérer les conventions de stage des élèves en 1e année et en césure ;
  • Organisation des entretiens individuels des élèves,
  • Suivi des inscriptions des élèves aux forums des prépas et préparation des kits de communication de l’Institut d’Optique ;
  • Gérer les missions des étudiants (dossiers de demande de remboursement…) ;
  • Participer à l’organisation des événements de l’École, notamment la cérémonie de remise des diplômes ;
  • Éditer divers documents de scolarité (certificats de scolarité, relevés de note, convocations, courriers…) ;
  • Classer et archiver des dossiers et documents.

Profil

Connaissance, savoir :

  • Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement d’un établissement d’enseignement supérieur ; 
  • Connaissance des techniques de gestion administrative et d’élaboration de documents ;
  • Connaissance de la réglementation et des procédures du domaine de la scolarité ; 
  • Connaissance des partenaires de l’école ;
  • Connaissance générale des techniques et règles de classement et d’archivage ;
  • Connaissance des techniques de communication orale et écrite.

Savoir-faire :

  • Analyser et gérer les demandes d’information ;
  • Mettre en œuvre et faire respecter les procédures et les règles relatives aux inscriptions et au suivi de la scolarité des élèves ingénieurs ;
  • Identifier les priorités et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances dans un cadre de gestion complexe ;
  • Rendre compte de l’état d’avancement des dossiers, de situations particulières et alerter au besoin ;
  • Communiquer efficacement et faire preuve de pédagogie.

Connaissance et bonne pratique des logiciels suivants :

  • SynapseS : Système d’information enseignement, développé dans le cadre d’un consortium de plusieurs écoles d’ingénieurs du réseau ParisTech. Plusieurs modules sont déjà en production dans les écoles (inscriptions, gestion des enseignements et des parcours/UE etc., stages, gestion des salles) et d’autres à venir (gestion des charges d’enseignement, de la mobilité étudiante…) ;
  • Messagerie Zimbra ;
  • Tableur Excel ;
  • Traitement de texte Word.

Savoir-être :

  • Rigueur et sens de l’organisation ;
  • Sens relationnel ;
  • Capacité à travailler en équipe et à rendre compte de son travail ;
  • Polyvalence et réactivité ;
  • Capacité à anticiper les échéances et respecter un calendrier de travail ;
  • Autonomie.

Candidater

Publiée le 1 octobre 2024
Titulaire de la fonction publique ou contractuel(le) CDD/CDI
Université Paris Saclay, Institut d’Optique Graduate School - Palaiseau
BAP J : Gestion et Pilotage
ATRF ADJAENES Magasinier