ORSAY - offre d'emploi

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l’insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l’Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques – grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations…

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

  • De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
  • Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
  • Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
  • Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Mission

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Placé·e sous la responsabilité du/de la Secrétaire Général·e de l’Alliance EUGLOH, le/la Chargé·e de gestion administrative contribue à la coordination administrative et logistique de l’alliance. Il/Elle travaille en étroite collaboration avec les membres du Secrétariat, notamment pour la gestion des calendriers, le suivi des échéances, l’organisation des réunions de gouvernance et la coordination de ses activités diverses. Il/Elle assure également la mise à jour des outils numériques et des supports de communication interne, tout en apportant un soutien organisationnel aux déplacements et autres missions spécifiques du Secrétariat.

Activités principales de l’agent·e :

  1. Gestion des outils et des plateformes numériques de l’Alliance
  • Mise à jour et maintenance de la plateforme AdminProject
  • Administration des enquêtes de satisfaction pour les activités et évènements EUGLOH
  • Gestion de la boîte mail du Secrétariat EUGLOH
  • Gestion des calendriers et organisation logistique des réunions des instances de gouvernance et comités consultatifs (e.g. Governing Board, Executive Board, Advisory Committee)
  1. Soutien administratif au projet EUGLOH 2.0
  • Suivi des deadlines des milestones et livrables du projet EUGLOH 2.0, en collaboration avec la manager du WP1
  • Soutien à la compilation des données nécessaires pour les reportings (planning des activités, participation, enquêtes de satisfaction, activités de communication et dissémination, etc.)
  • Préparation des conventions de stage pour les stagiaires du secrétariat
  • Organisation des missions et déplacements pour les membres du secrétariat
  1. Coordination de l’International Student Board, pour le compte de l’Alliance
  • Soutien aux étudiants·es de l’Alliance, notamment à l’International Student Board (ISB)
  • Appui à la coordination de la participation des étudiants·es EUGLOH à des évènements internationaux comme l’ESA, l’EUSAF, etc. en ce qui concerne le processus de sélection, le soutien administratif et la communication à ce propos
  1. Communication et diffusion d’informations
  • Préparation et envoi de la newsletter hebdomadaire du Secrétariat EUGLOH
  • Veille et partage hebdomadaire des nouveaux évènements et activités à communiquer
  • Organisation de réunions d’information pour les participants·es sélectionnés·es aux évènements
  • Appui à la dissémination des autres informations pertinentes sur les activités de l’Alliance

 

Durée du contrat : CDD 22 mois

Profil

Connaissance, savoir :

  • Bac+2/3 en gestion administrative, coordination ou domaine équivalent
  • Maîtrise du français (B2 minimum) et de l’anglais (C1 minimum requis, écrit et oral)
  • Familiarité avec l’organisation d’évènements internationaux et le suivi administratif
  • Connaissance des projets européens serait un plus

Savoir-faire :

  • Gestion et organisation rigoureuse des tâches administratives et calendaires
  • Excellente capacité de communication écrite et orale en anglais et capacité professionnelle en français
  • Organisation et suivi des projets (coordination de calendriers, deadlines)
  • Capacité à compiler des données de suivi
  • Maîtrise des outils numériques : plateformes de gestion de projets (Teams, AdminProject, etc.), outils de communication, outils de sondage (LimeSurvey, Excel, etc.)

Savoir-être :

  • Rigueur et sens de l’organisation
  • Autonomie et capacité d’adaptation rapide
  • Bon relationnel et communication interculturelle
  • Sens du travail en équipe et capacité de collaboration
  • Sens du service

Candidater

Publiée le 28 février 2025
CDD uniquement
Université Paris-Saclay, Direction des Relations Internationales et Européennes (DRIE) - Orsay
BAP J : Gestion et Pilotage
TECH SAENES BIBAS