ORSAY - offre d'emploi

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l’insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l’Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques – grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations…

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

  • De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
  • Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
  • Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
  • Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Mission

Missions du service :

La personne recrutée assistera deux chargées de projets (IGE) dans la gestion de 3 masters conjoint Erasmus Mundus SERP – LASCALA – QUARMEN et du Master Chemistry international track (environ 120 étudiants/an + 9 universités partenaires étrangères) – gérés par la Faculté des Sciences d’Orsay (Département de Chimie et Département de Physique). La personne recrutée travaillera en étroite relation avec les agents·es du Pôle Relations Internationales de la Faculté des Sciences, les services administratifs d’Université Paris-Saclay (Service Budget et Finances, Agence Comptable, Divisions des Formations & Scolarité, Direction des Relations Internationales, etc.), ainsi que les coordinateurs·rices à l’Université Paris-Saclay et dans les universités partenaires.

Activités principales de l’agent·e :

Gestion de la Mobilité internationale

  • Admission des étudiants·es internationaux·les : organiser le suivi des candidatures et de la sélection des étudiants·es (vérification de l’éligibilité des dossiers, attribution aux membres du jury, suivi des procédures de sélection, préparation des outils informatiques,…)
  • Fournir une aide à l’inscription des étudiants·es internationaux·les (préinscription, prise de rdv, contrôle des documents étrangers)
  • Préparer des documents et certificats nécessaires aux démarches administratives des étudiants·es

Communication

  • Participer à la promotion des masters et à la gestion des réseaux sociaux
  • Aider à l’organisation des événements internationaux (conférences et séminaires, remise des diplômes, écoles d’été, événements culturels,…) 
  • Aide à la préparation de dossiers de bourses (bourse IDEX par ex.)
  • Organisation de webinars d’information pré-arrivée et des sessions d’accueil en présentiel pour aide aux démarches administratives, réalisation des documents de référence
  • Référent visa et permis de séjour
  • Référent logement
  • Participation aux réunions des coordinateurs des 3 masters Erasmus Mundus, en France ou à l’étranger

Assurer le suivi des affaires pédagogiques

  • Récupérer les notes en interne et auprès des partenaires étrangers, établir la correspondance des notes entre pays partenaires, en lien avec les enseignants·es-chercheurs·es responsables
  • Saisir les résultats dans le logiciel Apogée et sur les autres plateformes dédiées, éditer les relevés de notes et autres documents pédagogiques, établir des traductions si nécessaire, fournir tous les documents nécessaires aux universités étrangères partenaires
  • Soutien aux enseignants·es pour les affaires pédagogiques : participations aux réunions pédagogiques, suivi des évolutions pédagogiques, aide à la production des documents et enquêtes demandés par les départements, réalisation des enquêtes de satisfaction auprès des étudiants·es, aide à l’élaboration des emplois du temps, à la réservation des salles et à l’organisation des examens, préparer les dossiers d’heures complémentaires de cours
  • Gestion des stages : diffusion des offres de stages, gestion des conventions de stages, organisation des soutenances dans un contexte international
  • Assurer l’assistance logistique et technique du service et des cours
  • Assurer le suivi de la gestion financière (préparer et suivre les commandes), organiser les missions des agents·es de l’université et des partenaires étrangers (prise de billets et réservation d’hôtels)
  • Gérer, diffuser et archiver les informations et la documentation relevant de ces activités

Type du contrat : CDD 1 an

Profil

Connaissances, savoirs :

  • Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur français et européen
  • Connaissance globale du programme Erasmus+
  • Langue anglaise : B2 min. (cadre européen commun de référence pour les langues)
  • Connaissance des outils informatiques et de communication les plus courants
  • Savoir s’adapter aux évolutions technologiques et organisationnelles

Savoir-faire :

  • Savoir accueillir les populations concernées
  • Réaliser des synthèses, rédiger des rapports ou des documents, avoir une bonne capacité rédactionnelle
  • Savoir s’intégrer dans une structure hiérarchique : informer, rendre compte, alerter, proposer et répondre aux demandes
  • Savoir appliquer des procédures et des règles

Savoir-être :

  • Sens de l’organisation : savoir gérer les situations d’urgence, savoir gérer plusieurs activités en parallèle dans des délais contraints, savoir établir des priorités
  • Autonomie : organiser son travail et gérer ses dossiers de manière autonome
  • Capacité d’adaptation
  • Sens relationnel et diplomatie
  • Rigueur
  • Sens critique

Candidater

Publiée le 4 juillet 2025
CDD uniquement
Université Paris-Saclay, Faculté des Sciences - Pôle Relations Internationales - Orsay
BAP J : Gestion et Pilotage
ASI