Environnement et contexte de travail :

L’Université Paris-Saclay développe depuis longtemps une politique de formation professionnelle continue et apprentissage. Vecteur important de l’intégration professionnelle, du développement des compétences et de la sécurisation des parcours, la formation tout au long de la vie est pilotée au sein de l’Université par la Direction FTLV incluant le CFA de l’Université Paris-Saclay (Centre de formation des apprentis).

Cette direction est organisée en 3 pôles d’activités et missions : un pôle offre de formation, marketing et développement/relations entreprises, un pôle administratif, gestion et financier, un pôle coordination de formation professionnelle, alternance et accompagnement des carrières.

Missions :

Placé·e sous l’autorité hiérarchique du/de la chef·fe de pôle administratif, gestion et financier de la DFTLV, le/la gestionnaire comptable et financièr·e est en charge de réaliser des actes de gestion administrative dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et/ou comptable et des marchés publics.

Il/elle travaille en étroite collaboration avec les assistant·es de formation professionnelle de la DFTLV, en charge de l’établissement de contrats et conventions de formation professionnelle et d’apprentissage, de l’inscription et du suivi des apprenant·es en formation continue et en alternance, afin d’établir la facturation et d’assurer le suivi des dossiers.

Il/elle travaille en étroite collaboration avec l’Agence Comptable et la DAF de l’Université pour le suivi des recettes, des dépenses et du budget.

Activités principales de l’agent·e :

Les activités principales couvrent la facturation, la gestion des dépenses et le suivi budgétaire :

Gestion des recettes

• Émettre les commandes de vente après réception des devis et/ou des conventions par les services prescripteurs ;
• Contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion ;
• Demander l’émission des titres de recettes à l’Agence Comptable après obtention du certificat d’acquisition du droit ;
• Suivre l’enregistrement des recettes auprès de l’Agence Comptable ;
• Collecter, contrôler, classer et archiver les dossiers ;

Gestion des dépenses, commandes et missions

• Assurer la gestion des autorisations d’engagement et leur consommation par l’émission d’engagements juridiques ;
• Procéder aux enregistrements des services faits en organisant la distinction entre constat et certification ;
• Pour les commandes d’achat, collecter et vérifier les informations des fournisseurs sur la base des demandes complètes, vérifier les seuils de dépense et les marchés, établir les bons de commande ;
• Pour les missions, assister les agent·es de la direction dans l’établissement et le suivi de leurs ordres de mission dans Notilus et suivre l’état des remboursements des frais ; 

Gestion des procédures budgétaires

• Participer à la préparation du budget initial et des budgets rectificatifs ; 
• Participer à l’élaboration, la mise à jour et la transmission des tableaux de bord de suivi budgétaires ;
• Consigner et diffuser les procédures applicables dans le domaine budgétaire ;

Les missions annexes en termes de gestion conseil, assistance et veille réglementaire :

• Assurer le rôle d’interlocuteur auprès des partenaires extérieurs pour la gestion des dépenses, recettes et conventions de la direction ;
• Veiller à la qualité de l’ensemble des prestations fournies ;
• S’inscrire dans la démarche d’amélioration continue de l’université ; 
• S’informer, transmettre et suivre l’évolution de la réglementation dans les domaines financier et comptable ;
• Participer à l’élaboration et mises à jour des notes et des procédures ;

Date de prise de fonction : Dès que possible pour un CDD de 6 mois