Le Pôle Europe de l’Université Paris-Saclay est dédié au montage et à l’écriture de projets européens et internationaux de recherche (notamment le programme cadre Horizon Europe) et de formation (notamment Erasmus+). Il offre un accompagnement aux chercheurs, enseignants-chercheurs, enseignants, doctorants, personnels administratifs, en vue d’augmenter la participation et la réussite de l’université aux appels d’offre européens et internationaux. Le Pôle Europe assure par ailleurs, la gestion administrative et budgétaire des projets acceptés. Il développe des actions de veille, de promotion des appels à projets, de sensibilisation et de formation des personnels. Le Pôle est également en charge du reporting qualitatif et quantitatif de l’activité Europe de l’Université.

Placé.e sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable du Pôle Europe, le.a manager de projets européens aura comme missions :

• D’assurer la mise en œuvre et le suivi des projets européens qui lui seront confiés
• Venir en appui aux coordinateurs scientifiques des projets dont il aura la charge
• De participer aux différentes activités et actions transverses du pôle Europe

Les activités du manager de projet recouvriront l’ensemble de tâches liées au management organisationnel, administratif/technique, financier et juridique du projet ainsi qu’à la communication. Le/la manager de projets travaillera en lien avec les services compétents de l’établissement coordinateur du projet et les coordinateurs scientifiques des projets dont il a la charge.

Activités principales

 Animation du consortium  

• Organiser les réunions régulières de suivi de projet, y compris la production de l’ordre du jour et des documents de synthèse avec les procès-verbaux et les décisions prises lors de la réunion
• Assurer la coordination opérationnelle de chaque projet dont il a la charge, de la planification initiale à la clôture, en veillant au respect des délais, des budgets et des objectifs
• Assurer auprès du coordinateur scientifique un rôle de pilote opérationnel encadrant les phase de reporting, évaluation et audit en œuvrant à la rédaction des rapports d’activités scientifiques et financiers et en garantissant la consolidation des éléments (dont données) nécessaires dans le respect des délais spécifiés par la Commission européenne

Suivi juridique

• Veiller au respect des obligations décrites dans la convention de subvention et l’accord de consortium 
• Assurer la rédaction et la mise à jour des documents contractuels (et avenants) et s’assurer de leur diffusion au sein du consortium 
• Conseiller les partenaires et/ou le coordinateur scientifique sur des aspects juridiques

Suivi administratif et technique

• Assurer la mise en œuvre du projet en lien avec la.e coordinateur.rice scientifique : plan de travail, production des livrables, rédaction des rapports, engagements avec la Commission Européenne ;
• Préparer, suivre et mettre à jour les outils de management de projet : guide méthodologique de procédures, espace collaboratif de travail et d’archivage des contenus etc. ;
• Assurer l’intermédiaire administratif entre la Commission européenne et le consortium en lien avec les services compétents de l’établissement
• Contrôler l’application des règles et des procédures administratives
• Alimenter et produire des tableaux de bord et indicateurs de suivi
• S’assurer de la conformité au plan de gestion des données

Gestion administrative et financière

• Veiller à l’application des règles et procédures administratives de l’établissement et de la commission européenne 
• Assurer de manière continue un suivi des moyens budgétaires et financier 
• S’assurer que tout document de justification est correctement établi et conservé par l’établissement coordinateur et par chaque partenaire, en prévision d’éventuels audits

Communication / Événementiel

• Elaborer et mettre en œuvre des actions de communication en interne (mailing, intranet, etc.) et en externe (préparation de communiqués de presse, coordination du site Internet, newsletters etc.) en lien avec les services compétents
• Organiser (coordination et logistique) des événements nationaux et internationaux en lien avec les projets : évènements scientifiques (e.g. séminaires, congrès, écoles d’été), événements en relation avec le monde socio-économique, évènements ou ateliers lors d’évènements grand public
• Assurer la valorisation des activités, résultats au travers de contenus communicationnels adaptés

Activités transverses 

• Participer activement à l’animation du Réseau Europe Saclay, à l’organisation et à la tenue des différents événements prévus par le pôle Europe à destination du périmètre large de l’UPSaclay 
• Élaborer des boîtes à outils à destination de la communauté UPSaclay : modèles annotés, briques de projets, notes de cadrage, procédures, etc.