Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l’insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l’Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques – grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations…
Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr
Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité
Mission du service / positionnement hiérarchique :
Sous la responsabilité hiérarchique de la Déléguée Générale de la Directrice Générale des Service et en étroite collaboration avec le service du personnel de l’UFR des Sciences dont dépend la composante, l’agent assure des opérations de gestion RH : la gestion des dossiers d’heures complémentaires/gestion des dossiers de tutorat/ référente HELICO puis OSE dès mise en fonction Sur l’année 22/23 et en période transitoire : l’agent assure de la gestion financière – exécution en dépenses des services opérationnels.
Missions principales :
· Gestion et suivi des dossiers d’heures complémentaires en lien avec l’UFR Sciences :
Communication auprès des équipes enseignantes et transmission des dossiers
Vérification des pièces et validation des dossiers
Signatures de validations (pédagogie et finances)
Transmission des dossiers au service du personnel pour mise en paiement
Suivi en local des dépenses et de l’enveloppe budgétaire HCC
· Gestion des dossiers de tutorat des élèves :
Communication des dossiers et de la procédure aux élèves
Validation des volumes d’heures avec les responsables pédagogiques
Transmission des contrats
Suivi des paiements
Référente HELICO/OSE – Gestion des services d’enseignements :
En étroite collaboration avec le directeur adjoint pédagogie de l’école, l’agent assure la gestion des dossiers des enseignants statutaires et contractuels (moniteurs, agents des autres composantes) avec les logiciels SIHAM et HELICO/OSE.
L’agent assure le suivi des services d’enseignements des statutaires de l’école :
• Saisie ponctuelle des volumes horaires dans Hélico ;
• Coordination avec la cellule Hélico : ajustement du référentiel ;
• Modification et vérification des volumes horaires de la maquette ;
• Participation à l’actualisation et la fiabilisation de la base de données Hélico ;
Connaissance, savoir :
· Connaissance générale de la gestion des ressources humaines dans la fonction publique
· Organisation et fonctionnement de l’Enseignement Supérieure et de la Recherche Scientifique
· Finances publiques
· Règles et techniques de la comptabilité
· Connaissance de la gestion des carrières enseignants, enseignants chercheurs et BIATSS
· Connaissance générale de l’organisation du fonctionnement de l’université
· Mettre en œuvre des procédures et des règles
· Connaissance des techniques d’élaboration de documents techniques de communication
Savoir-faire :
· Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie
· Savoir rendre compte
· Travailler en équipe
· Accueillir différents publics
· Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité (OSE, SIHAM) et les outils bureautiques (pack office)
Savoir-être :
· Aptitude relationnelle et sens du service public.
· Capacité à interagir avec différentes équipes de l’école.
· Autonomie et sens des initiatives.
· Organisation – Rigueur – Confidentialité– Disponibilité
Environnement et contexte de travail :
POLYTECH PARIS SACLAY : école Polytechnique Universitaire de l’Université Paris Saclay. Cette école forme des élèves ingénieurs en 3 ou 5 ans sous différents statuts : étudiants, apprentis et auditeurs de formation continue (820 inscrits en 2021/2022).
Les ingénieurs sont formés dans l’une des 4 spécialités proposées : Electronique et Systèmes Robotisés /Informatique/Matériaux : Mécanique et Energie / Photonique et systèmes optroniques.
L’équipe administrative et technique est constituée de 30 personnels BIATSS.
Il y a 80 enseignants permanents et 350 enseignants vacataires
Site : Bâtiment 620 – Maison de l’ingénieur et Bât 640 PUIO